Newsletter:
Menu
Newsletter służy do tworzenia, edytowania i wysyłania newsletterów do wybranych grup wysyłkowych
- Tworzenie nowego newslettera
- Aby stworzyć nowy newsletter należy kliknąć Nowy z menu Newsletter. Otworzy się nowe okno, w którym można edytować i formatować wiadomość
- Wiadomość można formatować korzystając z formatu HTML, który pozwala na na przygotowanie wiadomości z użyciem grafiki oraz takich opcji jak: formatowanie tekstu, numerowanie, punktowanie, wyrównanie, linie poziome, obrazy (w tym tła), style HTML i łącza do stron sieci Web.
- Możliwe jest wklejenie wiadomości ówcześnie przygotowanej w edytorze tesktu (np. MS Word), poprzez zastosowanie opcji kopiuj/wklej.
- Wiadomość można przygotować korzystając ze znaczników używanych w języku html. W tym przypadku należy w oknie wybrać znaczek (Podgląd kodu html) i umieścić kod html.
- Wstawianie grafiki jest możliwe tylko po wcześniejszym wstawieniu pliku na serwer. Aby dodać plik graficzny na serwer, należy skorzystać z opcji Dodaj grafikę z menu Newsletter.
- W polu "Tytuł wiadomości" wpisz temat wiadomości jaki odbiorca otrzyma.
- Po zakończeniu procesu tworzenia nowej wiadomości, zapisz ją korzystając z opcji Zapisz
- Zapisane newslettery Po kliknięciu na element Zapisane z menu Newsletter wyświetli się lista zapisanych poprzednio newsletterów, które w tym miejscu można podejrzeć, zmodyfikować, usunąć lub przenieść do folderu Archiwum.
- Archiwizacja newsletterów:
- Archiwizacja odbywa się po po wejściu w Zapisane.
- Zarchiwizowane newslettery można przenieść z powrotem do katalogu Zapisane po kliknięciu w dearchiwizacja.
- Wysyłanie newsletterów Aby wysłać newsletter należy kliknąć Wyślij z menu Newsletter. Jeżeli na stronie pokaże się napis Brak zdefiniowanych serwerów SMTP należy uprzednio zdefiniować serwer poczty wychodzącej (SMTP) klikając na link (opis jak dodać serwer SMTP znajduje się poniżej).
- Wybierz newsletter do wysłania (możliwe jest zaznaczenie kilku naraz).
- Wybierz grupy do których chcesz wysłać newsletter (możliwe jest zaznaczenie kilku grup naraz).
- Wybierz serwer poczty wychodzącej z której ma nastąpić wysyłka newsletterów.
- W polu Od wprowadź tekst, jaki ma się wyświetlać w mailu w polu Od (np. TAN sp. z.o.o. - Jan Kowalski)
- W polu Nazwa firmy wprowadź tekst jaki będzie się wyświetlał w stopce maila, gdzie zawarta jest informacja o rezygnacji z otrzymywania newsletterów. Wpisanie w pole Nazwa firmy tekstu TAN Sp. z o.o. spowoduje wyświetlenie się tekstu "Jeśli nie chcesz otrzymywać informacji od TAN Sp. z o.o. kliknij na poniższy link"
- Z listy serwerów SMTP należy zaznaczyć jeden, z którego mają być wysyłane newslettery.
- Naciśnięcie przycisku Wyślij powoduje wysłanie wybranych newsletterów do wybranych grup. W zależności od ilości adresów, wysyłka może potrwać od kilku sekund do kilku minut. Nie należy w tym czasie zamykać okna przeglądarki z tą stroną.
- Dodawanie i usuwanie plików graficznych Aby wstawić do wiadomości plik graficzny należy go uprzednio wgrać na serwer korzystając z opcji Dodaj grafikę z menu Newsletter. Pliki graficzne muszą być w kolorze formatu RGB.
- Aby wgrać plik na serwer należy, korzystając z przycisku Przeglądaj, wybrać plik z dysku twardego, a następnie kliknąć przycisk Dodaj.
- Aby usunąć plik z serwera należy kliknąć usuń obok nazwy pliku. Usunięcie pliku z serwera może spowodować późniejsze niewyświetlanie się danego obrazka u odbiorcy.
Adresy:
Menu
Adresy służy do zarządzania adresami mailowymi oraz grupami odbiorców newslettera.
- Zarządanie grupami
W tym miejscu znajduje się spis wszystkich wcześniej utworzonych grup mailingowych, które można przeglądać, zmienić nazwę bądź usunąć.
- Przeglądanie grupy - opcja dostępna po wyświetleniu się listy grup. Umożliwia przejrzenie występujących w grupie adresów mailowych, modyfikację przynależności do grupy danego adresu e-mail oraz usunięcie adresu z grupy.
- Dodanie nowej grupy - poniżej listy grup mailingowych znajduje się pole Nazwa grupy, w które należy uzupełnić i zatwierdzić kliknięciem w przycisk Dodaj.
- Dodawanie pojedynczych adresów email - Aby dodać adres email do wysyłki, należy kliknąć Dodaj adres z menu Adresy uzupełnić pola Nazwa firmy, Imię, Nazwisko, E-mail oraz wybrać grupę do której będzie dany adres przynależał.
- Pola Nazwa firmy, Imię, Nazwisko nie są wymagane.
- Jeżeli adres istnieje, pojawi się komunikat informujący o tym fakcie. Klikając modyfikuj, można przypisać dany adres do kolejnej grupy wysyłkowej. Nie ma limitu przynależności do grupy.
- Dodawanie wielu adresów email - Import bazy adresowej - Aby zaimportować własną bazę adresów email do wysyłki należy kliknąć Import bazy adresowej z menu Adresy i zaimportować wcześniej przygotowany plik csv.
- Informacja o pliku csv:
- pola: email, nazwa firmy, imię, nazwisko, nazwa grupy
- dany adres można przyporządkować do wielu grup, które należy rozdzielić przecinkiem (patrz przykład)
- separator tekstu: "
- separator pola: średnik
- zestaw znaków: UTF-8
Przykładowy plik csv:
"nowak@abc.pl";"Firma ABC";"Jan";"Nowak";"ważni klienci"
"kowalski@xyz.pl";"Firma XYZ";"Andrzej";"Kowalski";"ważni klienci, dostawcy"
- Wyszukiwanie adresów - Opcja wyszukiwania istniejących adresów w bazie jest dostępna z menu Adresy Usuń adres.
- W polu Adres e-mail należy wpisać interesujący nas adres i kliknąć na przycisk Znajdź.
- Jeżeli adres znajduje się w bazie zostanie wyświetlony z opcjami modyfikuj oraz usuń.
- Usuwanie pojedynczych adresów z bazy Aby usunąć adres mozna skorzystać z następujących opcji:
- Poprzez Usuń adres z menu Adresy. W polu Adres e-mail należy wpisać interesujący nas adres i kliknąć na przycisk Znajdź. Jeżeli system wyszuka adres, zostanie on wyświetlony z usuń.
- Poprzez przeglądania adresów w danej grupie wysyłkowej. W tym celu należy skorzystać z Zarządzanie grupami z menu Adresy , wygrać grupę w której dany adres się znajduje i kliknąć w usuń.
- Adresy bez przypisanej grupy Aby wyświetlić adresy, nie będące w żadnej grupie należy wybrać Adresy bez grupy z menu Adresy. Korzystając z opcji przypisz grupę możemy wprowadzić dany adres do dowolnej grupy.
Administracja:
Menu
Administracja służy do zarządzania adresami mailowymi oraz grupami odbiorców newslettera.
- Zarządzanie użytkownikami uprawnionymi do wysyłki
Aby wyświetlić uprawnionych użytkowników, należy kliknąć Użytkownicy z menu Administracja. Po wyświetleniu się listy, istnieje możliwość modyfikacji danych użytkownika (zmiana adresu email, hasła) oraz usunięcia.
- Dodawanie użytkowników Aby dodać nowego użytkownika należy kliknąć Dodaj użytkownika z menu Administracja i uzupełnić wszystkie pola formularza (Imię, Nazwisko, E-mail, hasło) a następnie kliknąć w przycisk Zatwierdź.
- Konfiguracja serwera poczty wychodzącej SMTP Aby móc wysłać newsletter, należy zdefiniować serwer SMTP, z którego będą wysyłane wiadomości.
- Opcja jest dostępna po kliknięciu Serwer pocztowy SMTP z menu Administracja.
- Klikając w Dodaj nowy serwer SMTP należy uzupełnić wszystkie pola formularza (Serwer poczty wychodzącej SMTP, email, nazwa konta, hasło) - informacje, które podaje się podczas konfigurowanie konta pocztowego w programach tj. Outlook, Thunderbird, Eudora itp. i zatwierdzić przyciskiem.